お知らせ
【有料級】複数の事業部をまたぐLINE配信チームづくりの極意
ある程度規模の大きい中小企業では、1つの会社で複数の事業を展開しているケースがあります。
例えば、
・ブライダル
・温泉施設
・葬儀
・生花
・ペット葬儀
・スパ施設
などです。
このように複数の事業部を持つ企業でLINE公式アカウントを運用する場合、各事業部から届く配信情報を、その都度LINE配信の設定担当者が個別に確認していると、次第に運用が複雑になっていきます。
例えば、
「誰から正式な配信内容を受け取ればよいのか分からない」
「文章や画像、修正内容が複数のチャットに分散している」
「どの文章が最新版なのか判断できない」
「配信日や最終確認者が決まらない」
「特定の担当者に確認や設定作業が集中してしまう」
といった問題が起こりやすくなります。
このような状態を防ぐためには、LINE配信を一人ひとりの頑張りに頼るのではなく、チームとして仕組み化することが重要です。
３つ程度の配信チームをつくる
各事業部の担当者とLINE配信設定者を、すべて1対1のメッセージチャットでつなぐ方法はおすすめできません。
事業部の数が増えるほど、確認するチャットや連絡先も増え、情報を探すだけで時間がかかってしまうからです。
そこでおすすめなのが、関連性の高い事業部を3つ程度のグループに分け、それぞれにLINE配信チームをつくる方法です。
例えば、次のように分けます。
【配信チームA】
ブライダル・生花部門＋LINE配信設定者
【配信チームB】
温泉施設・スパ施設＋LINE配信設定者
【配信チームC】
葬儀・ペット葬儀部門＋LINE配信設定者
このように、サービス内容や顧客層の関連性が高い事業部を、同じチームにまとめます。
それぞれのチーム内では、
・配信したい内容
・配信の目的
・配信希望日時
・配信対象者
・掲載する文章や画像
・キャンペーンの詳細
・文章や画像の修正内容
・最終確認の状況
・配信後の結果
を共有します。
情報を確認する場所をチームごとに集約することで、配信までのやり取りを整理しやすくなります。
配信チームを分けるメリット
1．連絡を整理できる
事業部の担当者と配信設定者が個別にやり取りをすると、連絡先やチャットの数が増え続けます。
関連性の高い事業部をチームとしてまとめることで、配信に関する情報を確認する場所が明確になります。
配信設定者も、
「ブライダル関係の配信はチームA」
「温泉やスパの配信はチームB」
「葬儀関係の配信はチームC」
というように、依頼内容を整理しやすくなります。
2．確認や修正がスムーズになる
担当者全員が同じチャットを確認できるため、
「誰が確認するのか」
「どの文章が最新版なのか」
「どこを修正したのか」
「最終承認が完了しているのか」
といった情報を共有しやすくなります。
個別チャットで起こりやすい、連絡漏れや認識の違いも防ぎやすくなります。
3．配信日の重複を防げる
複数の事業部が、それぞれ自由に配信を依頼すると、同じ週や同じ日に配信が集中してしまうことがあります。
配信が重なると、受け取るお客様が「配信が多い」と感じ、ブロックにつながる可能性もあります。
チーム内で事前に配信予定を共有し、全体の配信スケジュールを調整することで、配信日の重複や配信数の増えすぎを防げます。
4．事業部間でアイデアを共有できる
他の事業部が実施した配信内容やキャンペーンの結果を確認できるため、社内で成功事例を横展開しやすくなります。
例えば、
「温泉施設で反応のよかった企画をスパ施設でも実施する」
「ブライダルのお客様に生花サービスを案内する」
「葬儀を利用されたご家族に、供花や法要に関する情報を届ける」
といった、事業部をまたいだ提案も生まれやすくなります。
LINE公式アカウントを単なる告知ツールとして使うのではなく、複数事業の相乗効果を生み出す媒体として活用できます。
5．配信設定者の負担を軽減できる
依頼方法や提出ルールが決まっていないと、配信設定者は毎回、
「配信日はいつですか」
「対象者は誰ですか」
「画像はありますか」
「申込先のURLはありますか」
「誰が最終確認をしますか」
といった内容を聞き直さなければなりません。
依頼方法を統一し、チームごとに責任者を置くことで、確認の往復を減らせます。
配信設定者は、情報収集や確認作業ではなく、本来の配信設定や改善提案に時間を使えるようになります。
6．属人化を防げる
LINE運用を一人の担当者だけに任せていると、その人が休んだり、異動や退職をしたりした際に、配信が止まる可能性があります。
チーム内に複数の担当者が参加し、やり取りを共有しておけば、過去の経緯や現在の進行状況を他のメンバーも確認できます。
特定の人だけに依存しない体制をつくることで、継続的なLINE運用が可能になります。
各チームに責任者を決める
配信チームをつくるだけでは、誰が情報をまとめ、誰が最終確認をするのかが曖昧になることがあります。
そのため、各チームには、事業部側の責任者を一人決めておくことが重要です。
責任者の主な役割は、次のとおりです。
・各事業部から配信内容を集める
・配信の目的や対象者を確認する
・文章や画像に不足がないか確認する
・事業部内で最終確認を行う
・LINE配信設定者に正式な依頼を出す
・修正内容を取りまとめる
LINE配信設定者が各事業部の意見を一つずつ整理するのではなく、チーム責任者が内容をまとめたうえで依頼する体制にします。
チームをつくるだけでなく、依頼ルールも統一する
LINE配信をさらに仕組み化するためには、チームをつくるだけではなく、配信依頼のフォーマットを統一することも重要です。
配信を依頼する際は、最低限、次の項目を提出してもらいます。
━━━━━━━━━━━━
【LINE配信依頼】
■事業部名
■配信希望日時
■配信の目的
■配信対象者
■掲載したい内容
■キャンペーン・イベント期間
■使用する画像
■申込・予約ページ
■最終確認担当者
■確認回答期限
━━━━━━━━━━━━
この形式を統一しておけば、必要な情報が一目で分かるようになり、情報不足による確認の往復を減らせます。
配信までの流れも決めておく
配信依頼から実際の配信までの流れも、あらかじめ統一しておきます。
例えば、次のような流れです。
1．各事業部が配信したい内容を準備する
2．チーム責任者が文章・画像・配信日時を取りまとめる
3．決められた期限までに配信依頼を提出する
4．LINE配信設定者が配信内容を設定する
5．テスト配信をチーム内で確認する
6．チーム責任者が最終承認する
7．予定日時にLINEを配信する
8．配信後の結果をチーム内で共有する
この流れを決めておくことで、配信直前になって文章や画像を準備したり、確認者が決まらないまま配信日を迎えたりすることを防げます。
配信後の結果も共有する
LINE配信は、送信して終わりではありません。
配信後は、
・メッセージの開封数
・URLのクリック数
・クーポンの利用数
・予約や問い合わせの件数
・友だち数の増減
・ブロック数
などを確認します。
結果をチーム内で共有することで、
「どのような内容が反応されやすかったのか」
「どの画像やタイトルが効果的だったのか」
「配信日時は適切だったのか」
「次回は何を改善すべきか」
を事業部全体で考えられるようになります。
配信結果を蓄積し、次回の企画や配信内容に活かすことが、LINE運用の成果を高めるうえで重要です。
LINE配信は「担当者」ではなく「仕組み」で動かす
複数の事業部を持つ企業ほど、LINE配信を一人の担当者だけに任せると、情報が集中し、属人化しやすくなります。
担当者が休んだり、異動や退職をしたりすると、配信が止まってしまう可能性もあります。
そのため、
・複数の事業部を3つ程度のチームに分ける
・各チームに事業部担当者とLINE配信設定者を配置する
・チームごとに責任者を決める
・配信依頼のフォーマットを統一する
・依頼から承認までの流れを決める
・配信スケジュールを全体で共有する
・配信後の結果を振り返る
という体制をつくることが大切です。
LINE配信は、ただ文章を作って送るだけの作業ではありません。
複数の事業部から情報を集め、配信の目的や対象者を整理し、配信の順番を決め、確認や承認を行い、配信結果を次回に活かすところまでがLINE運用です。
事業部が多い企業ほど、個別対応を増やすのではなく、配信チームをつくり、組織全体でLINE運用を仕組み化していきましょう。
複数事業のLINE運用をご支援します
立花CREATIONでは、LINE公式アカウントやLステップの設定だけでなく、複数事業をまたいだ運用体制づくりもサポートしています。
・配信チームの編成
・担当者と責任者の役割整理
・依頼フォーマットの作成
・確認・承認フローの設計
・配信スケジュールの管理
・スタッフへの操作指導
・配信結果の分析と改善
・LINE運用の内製化支援
事業部ごとに依頼方法がバラバラになっている、特定の担当者に業務が集中している、社内で継続できる運用体制をつくりたい。
そのようなお悩みがありましたら、立花CREATIONへご相談ください。
現在の運用状況を整理し、各事業部が連携して継続できるLINE運用の仕組みをご提案いたします。
